El trabajo se hace. Lo difícil es saber cómo va.
En la gestión de proveedores de una comunidad de propietarios, el fontanero, el ascensorista o el pintor no fallan tanto en el trabajo como en el seguimiento: el despacho manda el encargo y luego persigue respuestas por teléfono.
El encargo en el aire
Se mandó un correo hace una semana. ¿Lo leyó? ¿Lo aceptó? ¿Cuándo va? Nadie lo sabe hasta que alguien llama.
El cierre sin pruebas
El trabajo se dio por hecho, pero las fotos están en el móvil del operario y el parte llegará con la factura, si llega.
La factura sin contexto
Cuando la factura entra, hay que reconstruir qué se encargó, quién lo autorizó y si el vecino quedó conforme.
Así viaja una orden de trabajo.
La orden sale desde el expediente
El proveedor recibe un correo a nombre de tu despacho con la orden completa: qué hay que hacer, en qué comunidad, a quién llamar para acceder, el límite de gasto y quién lo autoriza. Si la imprimes o la mandas en PDF, lleva un código QR que abre la misma página.
El proveedor contesta en un minuto
Pulsa «Gestionar esta orden» y elige: «Aceptar la orden», con la fecha de visita si ya la sabe, o «No puedo hacerme cargo». Al aceptar, el expediente pasa a esperando al proveedor y toda la oficina sabe con qué fecha. Si dice que no, lo sabes al momento y buscas a otro.
Si lo hace un técnico, se lo pasa
Con «Pásalo a un técnico por email» o «por WhatsApp», el enlace llega a quien va a la obra. Le funciona igual, también sin registro.
Cierra el trabajo con pruebas
En «¿Trabajo terminado?» cuenta qué se hizo, sube hasta diez fotos del antes y el después, indica su número de parte o factura, la fecha y la garantía, y si quiere recoge la firma del operario y la conformidad del vecino con el dedo en la pantalla.
Si calla, Finkea insiste por ti
Recordatorios por correo antes del plazo, el último la víspera; cuántos, lo decides tú en cada orden. Si la acepta y no manda el informe, se le pregunta si ya está hecho. Cuando se agotan los avisos, el caso vuelve a la oficina.
Es la misma explicación que reciben tus proveedores en la guía para proveedores.
Antes de la orden, los presupuestos.
Cuando el trabajo necesita oferta, la pides desde el mismo expediente a varios proveedores, con la fecha límite y las fotos del caso.
- El proveedor sube su PDF de siempre. Con su numeración. Finkea lee la base, el IVA, el total y el plazo, y él solo confirma o corrige.
- Ofertas lado a lado. Con dos o más recibidas, las comparas en una tabla: importe, plazo, validez y cuánto tardó cada uno en responder.
- Aceptar prepara la orden. El total aceptado pasa a ser el límite de gasto de la orden de trabajo, que revisas antes de enviarla.
- A los demás se les agradece. Los no elegidos reciben un correo de cortesía y nadie queda esperando respuesta.
Sabrás qué proveedor responde.
Cada aceptación, cada fecha y cada informe quedan en el expediente con su hora. Con el tiempo, la oficina ve qué proveedores contestan antes, cuánto tardan y cómo valoran los vecinos cada trabajo. Un «no puedo» a tiempo no penaliza: lo que queda anotado es el silencio. Y como cada factura llega con el número de la orden, se aprueba con el parte, las fotos y la conformidad ya delante.
El enlace del proveedor abre solo su orden o su presupuesto: no ve otros expedientes, ni otras comunidades, ni otros proveedores.
Preguntas sobre órdenes de trabajo.
¿El proveedor tiene que registrarse o instalar algo?
No. Recibe la orden por correo con un enlace que abre solo ese trabajo, sin clave. Si la orden va impresa o en PDF, el código QR abre la misma página. Funciona en el móvil y en el ordenador.
¿Qué pasa si el proveedor no contesta?
Finkea le manda recordatorios por correo antes del plazo, el último la víspera. Cuántos, lo decides tú en cada orden. Solo salen de lunes a viernes de 9 a 19 h, y cuando se agotan el caso vuelve a la oficina para que llames o busques a otro.
¿Puede hacer el trabajo un técnico del proveedor?
Sí. El correo trae los botones «Pásalo a un técnico por email» y «Pásalo a un técnico por WhatsApp». Al técnico le funciona igual: acepta, sube las fotos y recoge la firma desde la obra.
¿Cómo se casa la factura con el trabajo?
Al cerrar la orden, el proveedor indica su número de parte o factura y pone el número de la orden en su factura. Así la oficina la encuentra con el parte, las fotos y la conformidad ya en el expediente.
¿Puedo pedir varios presupuestos y compararlos?
Sí. Desde el expediente pides presupuesto a varios proveedores; cada uno sube el PDF que ya hace y Finkea lee el importe, el IVA y el plazo para que él lo confirme. Con dos o más ofertas las ves lado a lado y, al aceptar una, se prepara la orden de trabajo con ese importe como límite de gasto.
¿Finkea manda órdenes a los proveedores sin que yo lo sepa?
No. La orden sale cuando el gestor la envía. Lo único que sale después sin pulsar nada son los recordatorios de esa misma orden, con texto fijo, al mismo proveedor y con un número máximo de avisos.
Deja de perseguir a los proveedores.
Las órdenes de trabajo son parte del programa de administración de fincas Finkea. Pide la demo y te enseñamos una orden de principio a fin.
Cada ventana encendida, un vecino atendido.