Cada avería que llega por teléfono, WhatsApp o correo acaba en un expediente con su comunidad, su historia y su siguiente paso. La IA propone el plan, tú lo apruebas y Finkea va recordando a cada uno lo que le toca.
Un ascensor parado, una filtración en el garaje, la luz de la escalera. En la gestión de comunidades de propietarios cada incidencia mueve a un vecino, a un proveedor, a veces al seguro y al final a la junta. Lo que se escapa no es arreglarla: es saber en qué punto está.
Una llamada, un WhatsApp, un correo y una nota en un pósit. Nadie tiene la foto completa.
Se le mandó el aviso hace una semana y nadie ha vuelto a preguntar. El vecino sí.
Lo que se hizo, cuándo y con quién se reconstruye de memoria, si se reconstruye.
Una llamada a la centralita, un mensaje de WhatsApp o un correo acaban en el mismo expediente, con la grabación, las fotos o el texto dentro.
Toda incidencia va unida a su comunidad. Si todavía no se sabe cuál es, queda como «Comunidad por confirmar» en la lista de lo que hay que revisar hoy, hasta que alguien la pone.
Lee el expediente, mira el contrato de mantenimiento y la póliza de la comunidad y propone las etapas: a quién avisar, en qué orden y cuánto esperar. Si te sirve, pulsas «Usar esta planificación»; si no, la cambias.
El proveedor recibe la orden con un enlace que abre solo ese trabajo. La acepta, propone fecha de visita y, al terminar, sube las fotos, el número de parte o factura y, si quiere, la firma del vecino. Sin registrarse. Así lo ve el proveedor.
Si el proveedor no contesta en el plazo acordado, Finkea se lo recuerda en horario laboral, con un número máximo de avisos, y lo deja escrito en el expediente. Cuando se agotan, la pelota vuelve al gestor.
El trabajo queda documentado con fotos y firma. Cada gestión suma a la memoria anual de la comunidad: incidencias resueltas y tiempo de respuesta, listos para la junta de propietarios.
Finkea lee las incidencias de tu programa de administración de fincas en modo solo lectura. Lo que cambias en Finkea —un estado, un proveedor, una nota— se guarda en Finkea, y tu contabilidad no se toca. Los datos se guardan en servidores en España y la IA trabaja dentro de la Unión Europea. Ver las garantías de seguridad.
No. Finkea lee las incidencias que ya tienes en tu programa de gestión y las enseña junto a las nuevas. Lo que haces en Finkea se guarda en Finkea: en tu programa no se escribe nada.
Si la conversación ya tiene un expediente abierto, al crear otro desde ella no se duplica. Y si aun así aparecen dos expedientes del mismo asunto, se pueden unir en uno con toda su historia.
No. Reciben la orden de trabajo con un enlace que abre solo ese trabajo. Desde ahí la aceptan, proponen fecha y, al terminar, suben las fotos y el número de parte o factura.
No. Solo sale lo que el gestor ha aprobado: la orden que envía o la planificación que acepta, con su texto y su destinatario. Los recordatorios salen en horario laboral y con un número máximo de repeticiones, y las etapas de decidir y verificar se paran siempre a esperar a una persona.
Si pregunta por teléfono o por WhatsApp, se le cuenta el estado de su expediente, su referencia, las fechas y las notas que la oficina escribe para él. Las notas internas no salen nunca.
La gestión de incidencias es el corazón del programa de administración de fincas Finkea. Pide la demo y te enseñamos cómo quedarían tus comunidades.